Conclusiones clave
La mayoría de los beneficios complementarios de los empleados están sujetos a impuestos. a menos que el IRS los excluya específicamente.
Ciertos beneficios tienen límites anuales libres de impuestos, y los montos que superen dichos límites estarán sujetos a impuestos.
Una clasificación y una presentación de informes adecuados pueden ayudar a las pequeñas empresas Evite multas y sorpresas a la hora de pagar impuestos.
¿Qué es un beneficio complementario?
Un beneficio complementario es una forma de compensación que los empleadores ofrecen a sus empleados, además de su salario regular. Estos beneficios pueden incluir propiedades, efectivo, equivalentes de efectivo, descuentos, cuentas de ahorro e incluso beneficios no monetarios, como experiencias. Por ejemplo, proporcionar un vehículo de la empresa para que un empleado lo use para desplazarse al trabajo se considera un beneficio complementario.
En la mayoría de los casos, los beneficios complementarios están sujetos a impuestos para el empleado. Deben declararse como ingresos suplementarios en el formulario W-2 del empleado y están sujetos a retenciones e impuestos sobre la nómina. El IRS ofrece orientación sobre estos beneficios en su publicación 15-B, Guía fiscal para empleadores sobre beneficios complementarios.
Beneficios comunes para empleados sujetos a impuestos
A muchos propietarios de pequeñas empresas les sorprende saber cuántos beneficios comunes están sujetos a impuestos. A continuación, se presentan algunos de los beneficios para empleados más frecuentemente gravados:
- Tiempo libre remunerado (PTO) – El tiempo libre remunerado, incluyendo vacaciones, bajas por enfermedad y días personales, se considera salario regular. Cuando se paga el tiempo libre remunerado, está totalmente sujeto a impuestos sobre la nómina.
- Bonificaciones y premios Las bonificaciones en efectivo, así como los premios no monetarios (automóviles, viajes, etc.), están totalmente sujetos a impuestos. Esto incluye tarjetas y certificados de regalo.
- Membresías de gimnasio -Cualquier membresía de gimnasio o club de salud pagada por el empleador debe incluirse en el ingreso complementario del empleado. La única excepción son los gimnasios propiedad del empleador en las instalaciones. que son utilizados exclusivamente por los empleados.
- Gastos de mudanza Si reembolsa a su empleado los gastos de mudanza o le proporciona un pago directo para ayudarle a reubicarse, se considera ingreso tributable. El personal militar en servicio activo está exento si se reubica debido a un cambio de lugar de destino.
- Asistencia de guardería – Cualquier cantidad que exceda el límite anual del IRS de $5,000 está sujeto a impuestos.
- Asistencia Educativa - Generalmente, cualquier cantidad que exceda el límite anual del IRS de $5,250 está sujeto a impuestos, a menos que sea necesario para mantener o mejorar las habilidades necesarias para el puesto actual del empleado.
- Seguro de vida a término colectivo – Los primeros $50,000 del seguro de vida a término colectivo están exentos de impuestos. Cualquier costo por La cobertura adicional por encima de esa cantidad está sujeta a impuestos..
- Uso personal de la propiedad de la empresa – Aunque el uso de bienes de la empresa (como una computadora, un automóvil o un avión) para fines comerciales no está sujeto a impuestos para el empleado, El uso personal de la propiedad proporcionada por el empleador está sujeto a impuestos..
Beneficios de minimis: no imponibles
No todos los beneficios califican como beneficios laborales gravables. Ciertos artículos menores se consideran beneficios de minimis y están exentos de impuestos. Estos suelen ser Se dan con poca frecuencia y son de valor mínimo.. A continuación se muestran algunos ejemplos:
- Artículos promocionales de la empresa – Si va a repartir bolsas, bolígrafos o camisetas (con el logotipo de la empresa) para conmemorar el aniversario de un empleado u otro hito importante, estos obsequios normalmente no están sujetos a impuestos para el empleado.
- Regalos navideños no monetarios – Los artículos pequeños, no monetarios (de valor inferior a $100) no deben incluirse en los ingresos de un empleado.
- Café y bocadillos – El café diario y los pequeños refrigerios proporcionados en una sala de descanso o salón de empleados no se consideran beneficios complementarios imponibles.
- Eventos de la empresa – Los eventos ocasionales, como una fiesta navideña o un picnic de la empresa, normalmente también están exentos de impuestos para los empleados.
Aunque las leyes fiscales en torno a las deducciones del empleador pueden cambiar, estos beneficios suelen ser... no gravable para los empleados.
Consejo fiscal para propietarios de pequeñas empresas
Normas del IRS en torno a beneficios laborales imponibles Incluyen zonas grises que pueden fácilmente conducir a errores de cumplimiento. Declarar incorrectamente los beneficios puede resultar en impuestos atrasados, multas e intereses. Para garantizar que los beneficios se clasifiquen, valoren y declaren correctamente, los propietarios de pequeñas empresas deben consultar con un asesor fiscal calificado antes de ofrecer o modificar los programas de beneficios para empleados.