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Cómo reconstruir los registros financieros después de la ocurrencia de un desastre natural

Reconstruir sus registros financieros después de que ocurre un desastre natural es fundamental para fines tributarios, así como las solicitudes de reembolso de seguro y asistencia federal. Aunque esto podría parecer una tarea abrumadora, su acceso a un préstamo y subvenciones dependerá mucho de su capacidad para estimar sus pérdidas con exactitud. Si ha perdido algo o toda su documentación, siga estos sencillos consejos sobre cómo reconstruir los registros financieros después de un desastre natural.

Recrear sus registros perdidos

Gracias a la tecnología, reconstruir los registros más recientes es generalmente más fácil que intentar reemplazar los antiguos. Se puede obtener muchos de los registros en línea o descargándolos para su uso. Los registros antiguos podrían requerir un poco más de esfuerzo; sin embargo, aún es posible reensamblar las piezas perdidas.  

Registros tributarios

Puede obtener copias de sus declaraciones de impuestos anteriores y trasuntos comunicándose con el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS).

  • Para ver, imprimir o descargar su trasunto de forma gratuita, utilice la Get Transcript Tool (herramienta Obtener un trasunto) del IRS..
  • Pedir por correo utilizando el Formulario 4506-T (Solicitud de un trasunto de la declaración de impuestos) o el Formulario 4506 (Solicitud de copia de la declaración de impuestos). Asegúrese de incluir la designación del desastre correspondiente en letras rojas en la parte superior del formulario para agilizar el proceso y exonerar los cargos.
  • Solicitar trasuntos a través de la aplicación móvil IRS2Go .
  • Pedir trasuntos por teléfono llamando al 800-908-9946 y siguiendo las instrucciones.

Bienes inmuebles

En caso de los registros de residencia personal o propiedades, los siguientes consejos pueden ayudarle a reconstruir cualquier registro dañado o perdido. Además, tome fotografías y videos de su propiedad lo más pronto posible después de la ocurrencia de un desastre para determinar el daño sufrido.

  • Comuníquese con el banco, compañía de depósito en garantía o empresa de gestión inmobiliaria que se encargó de la compra de su vivienda o propiedad comercial para obtener copias de sus registros.
  • Obtenga copias de sus declaraciones de impuesto sobre bienes inmuebles en la oficina del asesor del condado.
  • Establezca una base o valor de mercado razonable (Fair Market Value, FMV) revisando las ventas comparables dentro de su vecindario. Puede utilizar una empresa o sitio web de tasación, como HomeValue.com.
  • Si se hicieron mejoras a su vivienda/edificio, comuníquese con los contratistas para obtener copias de los estados de cuenta o recibos. Comuníquese con el prestamista para obtener registros, si solicitó un préstamo para pagar las mejoras.
  • Revise su póliza de seguro en línea para consultar si el valor de su edificio/terreno aparece en la lista.
  • Verifique el valor de los bienes heredados en los expedientes judiciales.
  • Comuníquese con los abogados que estuvieron a cargo de las transacciones del inmueble a través de un fideicomiso o bien inmueble.

Vehículos

¿Su vehículo quedó destruido en un desastre? Aquí le presentamos cómo puede establecer el monto que pagó y su FMV actual.

  • Comuníquese con el concesionario donde lo compró y solicite una copia del contrato.
  • Obtenga una copia de la documentación de su préstamo del prestamista/banco.
  • Para el FMV, verifique el sitio web Kelley Blue Book en línea o Edmunds.com.

Bienes muebles

Reconstruir los registros financieros de sus bienes muebles puede ser un poco más complejo, pero no imposible. Aquí presentamos algunos consejos que debe considerar cuando crea su lista de artículos perdidos y su valor.

  • Revise las cuentas de sus redes sociales en busca de fotos o videos de los artículos que puedan haberse perdido o destruido en un desastre.
  • Revise su teléfono y/o cámara en busca de fotografías de los artículos faltantes/perdidos.
  • Revise en línea los estados de cuenta bancarios y de su tarjeta de crédito para consultar las fechas de compra y los precios.
  • Revise los sitios web para establecer un costo de reemplazo y el FMV.
  • Dibuje un plano del piso de cada habitación afectada. Incluya muebles, estantes y su contenido. Tampoco se olvide de sus paredes. No tiene que ser un dibujo profesional, solo funcional.

Registros comerciales

Si su negocio fue afectado por un desastre natural, aquí presentamos los pasos que debe tomar para ayudar a reconstruir sus registros perdidos.

  • Solicite las copias de facturas a todos los proveedores/vendedores con una fecha de al menos un año calendario.
  • Revise su teléfono o cámara en busca de fotos de su edificio, equipo o inventario.
  • Consiga copias de sus estados de cuenta bancarios para determinar los ingresos/ventas de cualquier período determinado.
  • Obtenga copias de las declaraciones de impuestos locales, estatales y federales del año pasado. Esto debe incluir los impuestos sobre nómina, los informes de impuestos a las ventas, así como las licencias comerciales de su ciudad o condado.
  • Pida a su corredor una copia de su contrato de compra.
  • Solicite una copia de los planos de su edificio a su contratista o a la comisión de planificación.
  • Dibuje un esquema del local de su empresa, por dentro y por fuera. Asegúrese de incluir áreas de estacionamiento, símbolos, paisajes fuera de su edificio.

Alivio de impuestos adicional

Con frecuencia, el IRS proporciona un alivio de impuestos para los contribuyentes que viven en una zona declarada catastrófica por el gobierno federal. Esto normalmente incluye la prórroga de los plazos para declarar los impuestos para las personas naturales y empresarios. Además, es posible que usted deduzca la pérdida o pérdida parcial de la propiedad de uso personal o comercial en su declaración individual de impuesto federal sobre los ingresos para el año en que ocurrió la pérdida. También puede elegir enmendar su declaración de impuestos del año anterior si pagó sus impuestos el año antes de que suceda el desastre. Es posible que esto le proporcione un reembolso de todos o algunos de los impuestos que pagó en la declaración anterior en lugar de esperar para presentar su declaración de impuestos actual.

Puede ver una lista del alivio de impuestos actual disponible para las víctimas de desastres visitando la página IRS Recent Tax Relief (Alivio de impuestos reciente del IRS). Si no está seguro de si su área ha sido declarada un área de catástrofe por el gobierno federal, vaya a DisasterAssistance.gov para consultar qué ayuda está disponible para usted.

¿Necesita ayuda?

Si se siente abrumado y no sabe por dónde empezar, llame a Tax Defense Network . Nuestros profesionales de impuestos pueden ayudarle a reconstruir los registros financieros o a ordenar su vida. También le ayudamos a aprovechar las opciones de alivio de impuestos y a presentar sus declaraciones. ¡Programe una consulta gratuita hoy!