Conclusiones clave
La elegibilidad varía según el propósito y el tipo de contribuyente. Las personas que trabajan por cuenta propia, los voluntarios, ciertos miembros militares y aquellos que reclaman viajes relacionados con la salud pueden calificar, pero los empleados generalmente no pueden deducir el kilometraje según la legislación fiscal actual.
Es esencial llevar registros precisos. Sin un registro de kilometraje completo, el IRS puede negar su deducción durante una auditoría.
Las tarifas de kilometraje estándar dependen del tipo de viaje. Las millas comerciales, médicas, voluntarias y militares tienen diferentes tarifas por milla, y los contribuyentes autónomos pueden elegir entre el kilometraje estándar y los gastos reales (con restricciones).
¿Quién califica para la deducción de impuestos por kilometraje?
Antes de la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos de 2017, más contribuyentes podían beneficiarse de la deducción del impuesto por kilometraje. Actualmente, la deducción se aplica principalmente a lo siguiente:
- Autónomos y propietarios de pequeñas empresas. Cualquier kilometraje relacionado con el negocio se puede reportar en Anexo C (Formulario 1040). Consulte los requisitos adicionales a continuación.
- Reservistas de las Fuerzas Armadas (hasta 2025). Cualquier gasto de kilometraje no reembolsado se puede reportar en Formulario 2106. Esto también se aplica a ciertos artistas intérpretes o ejecutantes calificados, funcionarios gubernamentales que cobran honorarios (locales y estatales), así como a empleados con gastos laborales relacionados con discapacidades.
- Militar en servicio activo. Los miembros de las Fuerzas Armadas que deban mudarse debido a un cambio permanente de lugar de destino pueden deducir el kilometraje relacionado con la mudanza. Formulario 3903, Gastos de mudanza.
- Personas que necesitan atención médica. Si se detallan los gastos, el kilometraje se puede reclamar como gasto médico. Anexo A (Formulario 1040). Esto incluye no solo las visitas al médico, sino también las visitas a urgencias y a la farmacia.
- Voluntarios. Quienes donan su tiempo a organizaciones sin fines de lucro calificadas pueden deducir el kilometraje de ida y vuelta a las actividades voluntarias si detallan sus gastos (Anexo A).
Los autónomos pueden elegir entre la tarifa estándar por kilometraje o deducir los gastos reales (gasolina, seguro, reparaciones, depreciación, etc.). La mayoría de los demás deben usar la tarifa estándar por kilometraje para sus gastos elegibles. Además, Debes ser propietario o arrendatario del vehículo para reclamar la deducción.
Requisitos adicionales para propietarios de empresas
Si planea usar la tarifa estándar por kilometraje para cualquier vehículo que utilice para fines comerciales, debe cumplir con requisitos adicionales. Además de ser propietario o arrendatario del vehículo, NO debes:
- Operar cinco o más vehículos al mismo tiempo (operación de flota),
- Solicite una deducción por depreciación del vehículo utilizando cualquier método que no sea el de línea recta,
- Solicite una deducción de la Sección 179 sobre el vehículo,
- Reclamar la deducción especial por depreciación del vehículo, y
- Reclame los gastos reales posteriores a 1997 de un automóvil que usted alquila.
También debe usar la tarifa estándar por kilometraje durante el primer año de uso comercial del vehículo. En los años siguientes, puede optar por los gastos reales o por la tarifa estándar por kilometraje. Si alquilas tu vehículo, solo podrás elegir la tarifa de kilometraje estándar.
Tarifas de kilometraje 2025
Para el año fiscal 2025, las tarifas de millaje estándar son las siguientes:
- Autónomos y empresas: $.70 por milla
- Organizaciones benéficas/voluntarios: $.14 por milla
- Médico – $.21 por milla
- Militar (en movimiento): $.21 por milla
Aunque aún no se han publicado las tasas de 2026, prevemos que la tasa para organizaciones benéficas se mantendrá sin cambios. No ha cambiado en los últimos 14 años. Es probable que veamos un ligero aumento en las otras dos tasas.
Consejos para el mantenimiento de registros
A la hora de solicitar la deducción del impuesto por kilometraje, el mantenimiento de registros es fundamental. El IRS tiene requisitos estrictos y, sin la documentación adecuada, su deducción podría ser rechazada en caso de auditoría. Esto podría generar impuestos, multas e intereses adicionales.
Para garantizar que su deducción cumpla con los estándares del IRS, Mantenga un registro de viaje que detalle:
- Fecha de viaje
- Kilometraje cubierto
- Destino o el lugar de viaje
- Objetivo del viaje (reunión con clientes, recorrido de suministros, etc.)
- Cuentakilómetros Lectura al inicio y al final del ejercicio fiscal
Aunque el IRS acepta documentación impresa (papel), Es mejor utilizar una copia digital al realizar un seguimiento del kilometraje comercial.. Aplicaciones de seguimiento de kilometraje Utilizamos GPS para calcular la distancia recorrida, lo que reduce los errores que pueden ocurrir al calcular manualmente estas cifras. Los registros digitales también se almacenan de forma segura en la nube, protegiéndolos de incendios, inundaciones y robos.
Preguntas frecuentes sobre la deducción de impuestos por kilometraje
Pensamientos Finales
La deducción fiscal por kilometraje puede ser una forma eficaz de reducir sus ingresos imponibles, ya sea que trabaje por cuenta propia, realice trabajo voluntario, gestione necesidades médicas o se traslade para el servicio militar. La clave está en comprender las normas aplicables a su situación y mantener registros exhaustivos y precisos para respaldar sus reclamaciones. Al elegir el método de deducción adecuado y llevar un registro adecuado de su kilometraje, puede aprovechar al máximo esta valiosa deducción fiscal y, al mismo tiempo, cumplir con todos los requisitos del IRS.