Mezclar puede sonar divertido, pero puede ser bastante desordenado. Cuando mezclas gastos personales y de negocios, te estás poniendo en riesgo, tanto financieramente como legalmente. Además, la mezcla puede llevar a problemas fiscales graves. Para asegurarte de no terminar en la lista traviesa del IRS, asegúrate de entender cómo mantener separados los gastos y cumplir con tus declaraciones de impuestos.
Gastos de Negocio vs. Gastos Personales
Según la Publicación 535 del IRS, un gasto de negocio debe ser "tanto ordinario como necesario" para ser deducible. Un gasto "ordinario" es aquel que es común y aceptado en tu industria. Un gasto "necesario" es aquel que es útil y apropiado para tu comercio o negocio. Aunque no tiene que ser indispensable para considerarse necesario.
Generalmente, no puedes deducir gastos personales, de vida o familiares en tu declaración de impuestos. Pero, ¿qué pasa si tienes un gasto que es en parte de negocio y en parte personal? Deberás determinar qué parte del gasto se utiliza para cada uno y deducir en consecuencia.
Por ejemplo, si tienes un canal de cocina en YouTube y compras nuevos utensilios que se utilizan igualmente para negocios y uso personal, puedes deducir el 50% del costo como gasto de negocio.
Los Riesgos de Mezclar Fondos
Cuando mezclas gastos de negocios con gastos personales, tus finanzas pueden convertirse rápidamente en un desastre. A veces parece inocente, como extender un viaje de negocios una semana para incluir unas vacaciones, pero mezclar tus gastos puede tener consecuencias graves, como:
- Mayor Riesgo Legal: Si tienes una LLC y mezclas tus gastos de negocios y personales, podrías comprometer tu protección de responsabilidad. Esto podría poner en riesgo tus activos personales si tu negocio es auditado o demandado
- Auditorías Fiscales: Reclamar gastos personales como gastos de negocio también puede levantar sospechas en el IRS. Si te auditan, podrías enfrentar multas, intereses y hasta acciones legales. Además, es probable que enfrentes una factura de impuestos más alta.
- Informes Financieros Inexactos: Mezclar tus finanzas puede llevar a informes inexactos. Esto no solo distorsiona la salud financiera de tu empresa, sino que también puede dañar su reputación y solvencia crediticia.
Consejos para Mantener Separados tus Gastos de Negocio y Personales
Hay varias cosas que puedes hacer para evitar la mezcla de tus gastos de negocios y personales:
- Mantén cuentas bancarias y tarjetas de crédito separadas: La forma más sencilla de mantener tus finanzas separadas es configurar cuentas y tarjetas diferentes para tu negocio. Utiliza estos fondos solo para hacer compras de negocios o pagar gastos comerciales.
- Usa software de contabilidad: Soluciones de contabilidad, como libros frescos, ofrecen una manera sencilla de rastrear e identificar tus gastos si tienes un negocio pequeño.
- Contrata a un contador: Para empresas más grandes, contratar a un contador puede tener más sentido. No solo te ayudarán con las finanzas diarias, sino que también pueden asistirte en la temporada de impuestos.
- Organiza recibos e facturas digitalmente: Olvídate de guardar tus recibos en papel en carpetas o cajas. Este método anticuado es desordenado y no protege los recibos de la decoloración con el tiempo. En su lugar, invierte en un escáner de recibos y guárdalos digitalmente en tu computadora. También puedes utilizar una aplicación, como WellyBox, para generar informes de gastos o enviar la información a tu software de contabilidad.
- Lleva un registro del uso de artículos personales para negocios: Si compras un artículo que se utiliza tanto para uso personal como de negocios, asegúrate de llevar un registro. Querrás hacer un seguimiento de la fecha y hora exactas de uso comercial para determinar el porcentaje que puedes deducir en el momento de los impuestos. Si el IRS cuestiona tu deducción, tendrás documentación que respalde tu reclamación.
- Revisa regularmente tus cuentas de negocios: Realiza auditorías periódicas (al menos dos veces al año, si no más) de tus cuentas de negocios para identificar posibles problemas de mezcla. Corregir estos problemas temprano puede ahorrarte dolores de cabeza importantes en el futuro.
Pensamientos Finales
Aunque no es inusual que los dueños de pequeñas empresas utilicen sus tarjetas de crédito personales y cuentas bancarias para pagar gastos de negocios, te recomendamos encarecidamente que no lo hagas. Los riesgos asociados con la mezcla superan con creces la conveniencia de usar una cuenta. También puede ser un error costoso si el IRS determina que exageraste tus deducciones de negocios. Si necesitas ayuda para separar tus gastos personales y de negocios a la hora de los impuestos, considera trabajar con un CPA o un professional de impuestos. Te ayudarán a organizarte y a mantener tu negocio en cumplimiento.