¿Le paga a alguien para que cuide a su hijo o limpie su casa? Quizá le sorprenda saber que el IRS podría considerar a esa persona como su empleado. Y como empleador, será responsable de cumplir con los requisitos tributarios federales, así como de pagar los impuestos estatales y locales, en su caso. Estos "impuestos a las niñeras" pueden parecer un poco confusos al principio, pero no se sienta abrumado. Nuestra guía rápida le ayudará a manejar los pormenores de los impuestos laborales como un verdadero jefe.
¿Qué son los impuestos a las niñeras?
Los impuestos a las niñeras son esencialmente impuestos sobre la nómina que debe pagar cualquier persona que contrate a un empleado del hogar que gane $2,300 (año fiscal 2021) o más en un año natural. Según la publicación 926 del IRS, los impuestos a las niñeras incluyen lo siguiente: publicación 926 del IRS, los impuestos a las niñeras incluyen lo siguiente:
- Impuestos retenidos al empleado: Impuestos de la Seguridad Social y Medicare (Para 2021, los impuestos FICA son del 7,65%).
- Impuestos pagados por el empleador: Impuestos de la Seguridad Social (6.2%) y de Medicare (1.45%), así como impuestos federales por desempleo (FUTA). Tenga en cuenta que será responsable de la totalidad del 15.3% de impuestos FICA, si no retiene nada a su empleado.
Los impuestos federales por desempleo deben pagarse sobre los primeros $7,000 de salario de cualquier empleado del hogar que gane $1,000 o más por trimestre natural. El impuesto es del 6%, pero puede recibir hasta un 5.4% de devolución en forma de crédito tributario, si también paga los impuestos estatales por desempleo. Los impuestos estatales deben pagarse antes del 18 de abril de 2022 para obtener el crédito completo. Sin embargo, no está obligado a retener los impuestos federales a la renta, a menos que el empleado lo solicite y usted lo acepte.
¿A quién se considera empleado de hogar?
Aunque puede contratar a personas para que realicen trabajos en su casa de vez en cuando, el IRS tiene normas muy específicas sobre quién es un empleado del hogar a efectos tributarios. En general, un trabajador será considerado su empleado si:
- Usted puede controlar el trabajo que se realiza, y;
- Puede controlar cómo se realiza el trabajo.
No importa si el trabajo es a tiempo parcial o completo, o cómo se paga al trabajador, pero el trabajo debe realizarse en su casa. Por ejemplo, un trabajador de jardinería que debe utilizar sus herramientas y que solo puede trabajar a la hora que usted indique, se clasificaría como empleado del hogar. Sin embargo, si ese trabajador de jardinería proporcionara sus propias herramientas o estableciera su propio horario, se le consideraría un contratista independiente (trabajador por cuenta propia) y no un empleado suyo. Otros ejemplos de posibles empleados del hogar pueden ser cocineros, conductores, niñeras, criadas, enfermeras privadas y asistentes sanitarios.
Requisitos para los empresarios
Como empleador, lo primero que debe hacer es solicitar un número de identificación de empleador (EIN) al IRS y obtener un número de identificación de empleador estatal. Necesitará estos números para poder declarar los impuestos de sus niñeras. A continuación, tendrá que solicitar un número de cuenta del seguro de desempleo a la autoridad tributaria de su estado.
También hay varios formularios que debe rellenar cuando contrata a una empleada del hogar, así como otros que necesitará para sus requisitos de declaración de impuestos.
Formularios para empleados del hogar recién contratados
- Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo: Como empleador, usted es responsable de verificar que sus empleados del hogar sean elegibles para trabajar en los Estados Unidos. Como tal, necesitará que completen el Formulario I-9 y que le proporcionen los documentos necesarios para completar la sección del empleador. Aunque no está obligado a presentar este formulario al IRS, le recomendamos encarecidamente que lo mantenga archivado. Si alguna vez surge una pregunta sobre el derecho legal de su empleado a trabajar en los Estados Unidos, estará cubierto.
- Informe de nuevas contrataciones: Cada estado requiere que los empleadores presenten un Informe de nuevas contrataciones, que debe ser enviado dentro de 7 a 20 días (varía según el estado) después de la fecha de contratación del empleado. El objetivo del informe es evitar los pagos fraudulentos de desempleo y de indemnización por accidente de trabajo. Los estados también utilizan los datos para establecer o hacer cumplir las órdenes de manutención de los hijos, y evitar la recepción ilegal de ayudas públicas, como cupones de alimentos y pagos de Medicaid. Los empresarios que no presenten el informe pueden enfrentarse a multas por incumplimiento.
- Formulario W-4, Certificado de retenciones del empleado: No está obligado a retener los impuestos federales sobre la renta de los salarios de sus empleados. Sin embargo, si ellos le solicitan que lo haga y usted está de acuerdo, tendrán que rellenar el Formulario W-4 revisado. El formulario determina la cantidad que debe retener de la nómina de su empleado.
Formularios de declaración de impuestos federales
- Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos: Tendrá que preparar el Formulario W-2 para cada empleado del hogar. Este formulario muestra los salarios ganados durante el año anterior, así como cualquier impuesto sobre la renta, la Seguridad Social y los impuestos de Medicare que fueron retenidos. La fecha límite para presentar este formulario es el 1 de febrero, independientemente de si se presenta por vía electrónica. También es su responsabilidad entregar a su empleado los ejemplares B y C, así como el ejemplar 2, a más tardar el 1 de febrero. Conserve el ejemplar D para sus archivos.
- Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos: formulario W-3 debe enviarse a la Administración de la Seguridad Social junto con la copia A del formulario W-2. La fecha límite para enviar los formularios es el 1 de febrero y se puede hacer en línea. Debe rellenar el W-3 aunque solo tenga que presentar un W-2.
- Anexo H, Impuestos sobre el empleo de empleados del hogar: Debe presentar el Anexo H, si se cumple cualquiera de las siguientes condiciones: pagó a cualquier empleado del hogar $2,300 o más (2021), retuvo el impuesto federal a la renta de los salarios de un empleado, o pagó un total de $1,000 o más a un empleado en cualquier trimestre calendario (2020 o 2021). El formulario debe ser presentado con su Formulario 1040. También se puede presentar por sí solo, si no está obligado a presentar una declaración de impuestos federales. La fecha límite para presentarla es el 18 de abril.
También debe hacer pagos trimestrales de impuestos estimados, así como presentar cualquier impuesto estatal requerido. Dado que muchos estados tienen diferentes requisitos (pagos mensuales, trimestrales o anuales), le animamos a visitar Care.com para obtener una rápida visión general de lo que puede ser requerido para su estado específico. También puede visitar el sitio web del Departamento de Hacienda de su estado para obtener más información sobre sus responsabilidades tributarias como empleador de un empleado del hogar.
Consecuencias de no pagar los impuestos de las niñeras
El papeleo y los requisitos de declaración de impuestos de una empleada del hogar pueden parecer una molestia. Sin embargo, evadir los impuestos de las niñeras puede acarrear una serie de problemas con el IRS y con su estado. Si no retiene los impuestos estatales por desempleo, y el estado se entera, tendrá que pagar todos los impuestos atrasados, así como las multas e intereses. El estado también notificará al IRS, lo que podría desencadenar una auditoría.
No pagar los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare, o no proporcionar un W-2 a su empleado, también puede dar lugar a multas y sanciones. En algunos casos, puede incluso ser acusado de evasión de impuestos, que es un delito grave. Si se le declara culpable, podría enfrentarse a hasta cinco años de prisión o hasta $250,000 de multa. Tenga en cuenta que no hay un estatuto de limitaciones para la falta de pago de impuestos de niñera ya que estos caen bajo la categoría de impuestos de empleo.
Si usted es un nuevo empleador de un empleado del hogar y necesita ayuda, póngase en contacto con Tax Defense Network. Podemos ayudarle a completar los formularios necesarios, determinar su responsabilidad tributaria, y mantenerlo en el camino. Para aquellos que no se han mantenido al día con sus impuestos de niñeras, ¡también podemos ayudarle! Para saber más, programe una consulta gratuita y sin compromiso hoy mismo.