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¿Perdiste o extraviaste tu W-2? Te decimos qué hacer

Cada año, los empleadores están requeridos por ley de enviar tu Formulario W-2 para el 31 de Enero. Este formulario incluye todos los salarios imponibles que te fueron pagados durante el año pasado, así como los impuestos retenidos. Este formulario te será enviado de forma digital o física y también se envía una copia al IRS. Si una empresa no lo envía a tiempo, podría estar sujeta a multas elevadas. En ocasiones, el formulario puede perderse o extraviarse en el correo después de ser enviado por la empresa. Si tu W-2 se perdió o extravió, hay varias cosas que puedes hacer para asegurarte de tener la información necesaria para declarar tus impuestos.

Contacta a tu empleador actual o anterior

Cuando se extravía tu W-2, lo primero que debes hacer es contactar a tu empleador y solicitar que te sea enviada una copia tan pronto sea posible. Los empleadores están legalmente requeridos de guardar tus formularios en un expediente por al menos cuatro (4) años. Asegúrate de que tengan tu dirección correcta. Si no has actualizado tu dirección en tu expediente y olvidas realizar el cambio de dirección en el Servicio Postal de los Estados Unidos, el formulario será regresado al emisor.

Contacta al IRS

En el raro caso de que tu empleador no pueda proveer una copia de tu W-2, podrías llamar al IRS al 800-829-1040. Asegúrate de tener la siguiente información a la mano:

  • Número de Seguro Social
  • El nombre de tu empleador, dirección y teléfono
  • Las fechas de empleo con dicho empleador
  • Un estimado de cuánto te fue pagado y los impuestos retenidos. Por lo general, puedes encontrar esto en tu último recibo de nómina del año.

Una vez que el IRS verifique tu identidad, enviarán una copia de tu W-2 para que puedas presentar tus impuestos.

Prepara un W-2 Sustituto

Otra opción para un W-2 perdido o extraviado es completar el Formulario 4852, Formulario W-2 Sustituto, Salario y Declaración de Impuestos. Puedes hacer esto con tu recibo de nómina final o tu mejor estimado. Ten en cuenta que usar el Formulario 4852 puede retrasar el trámite y cualquier devolución de impuestos dado que el IRS debe verificar toda la información primero. Si recibes tu W-2 tras completar el Formulario 4852 y determinas que la información que proveíste fue inexacta, deberás presentar una declaración de impuestos enmendada. En caso de no realizar correcciones, podrías quedar en riesgo de ser auditado y de recibir multas e intereses si acabas debiendo impuestos.

Declara a tiempo o solicita una prórroga

No recibir tu Formulario W-2 no es excusa para declarar o pagar tus impuestos de forma tardía. Si necesitas más tiempo para recabar tu información o completar un formulario sustituto, siempre puedes prórroga de la declaración usando el Formulario 4868. Esto te dará seis (6) meses adicionales para presentar tu declaración. Solo asegúrate de hacer la solicitud antes de la fecha límite para declarar tus impuestos, o de lo contrario recibirás una ‘Multa por no presentar tu declaración de impuestos’ (Failure to File penalty en inglés).

También puedes obtener una prórroga si pagas todos o una parte de los impuestos debidos. Solo indica que el pago es para una prórroga por medio de tu Direct Pay (Pago directo), usando el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (, al Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS), o con tarjeta de crédito o débito. De esta forma no tienes que tramitar una solicitud de prórroga separada y recibirás un número de confirmación para tus registros. Recuerda que si tienes impuestos pendientes, debes pagarlos antes de la fecha límite original para presentar la declaración. En caso de no hacerlo, quedarás sujeto a sanciones e intereses, y potencialmente a acciones de cobro también.

¿Necesita ayuda? Llame a Tax Defense Network al 833-803-4222 y programe una consulta gratuita.