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Formulario 941, Planilla para la declaración federal trimestral del patrono

La ley federal exige a los dueños de empresas (patrones) retener determinados impuestos de los salarios de sus empleados. También deben retener el impuesto adicional por Medicare para cualquier empleado que perciba más de $200,000 en un año natural. Los empleadores usan el Formulario 941 para declarar estos impuestos, así como para pagar su parte de los impuestos por el Seguro Social y por Medicare.

¿Quiénes deben presentar el Formulario 941?

Si los sueldos que pagas a tus empleados están sujetos a la retención de impuestos federales sobre la renta o impuestos del Seguro Social/Medicare, deberás presentar el Formulario 941 trimestralmente. Según los lineamientos del IRS, en la cantidad declarada deben estar incluidos los siguientes:

  • Sueldos y salarios pagados
  • Propinas reportadas por los empleados
  • Impuesto federal sobre la renta retenido por ti
  • La cuota del empleado y empleador de los impuestos por el Seguro Social y Medicare
  • Cualquier impuesto adicional por Medicare retenido a los empleados
  • Los ajustes del trimestre en curso a los impuestos por el Seguro Social y Medicare por fracciones de centavos, indemnización por enfermedades, propinas, y seguro de vida colectivo
  • Crédito fiscal para las nóminas de pequeñas empresas por aumentar sus actividades de investigación
  • Crédito fiscal de licencia por enfermedad y licencia familiar para salarios elegibles
  • Crédito de retención de empleados
  • Crédito para los pagos de asistencia a las primas de COBRA
  • Los anticipos recibidos tras presentar el/los Formulario(s) 7200 para este trimestre.

No declares las retenciones de seguridad ni las retenciones del impuesto sobre la renta de pagos que no sean de nómina. Estas incluyen el pago de pensiones, rentas vitalicias, ingresos por juegos de azar e impuestos por desempleo. Si crees que tus impuestos sobre la nómina para el año natural serán menores a $1,000, podrías optar por usar el Formulario 944 en lugar del 941, si lo aprueba el IRS.

Cómo llenar el Formulario 941

Llena los espacios provistos con tu nombre, dirección, Número de Identificación del Empleador (EIN). Deberás incluir tu EIN en la parte superior de las páginas 2 y 3 también. Asegúrate de que tu nombre esté en el apartado correspondiente (‘nombre’) y que el nombre legal de la empresa esté en el apartado de ‘nombre comercial’. Si tu negocio no cuenta con un nombre diferente, deja en blanco el apartado de ‘nombre comercial’.

Luego, marca la casilla correspondiente al trimestre a declarar. Ésta se ubica en la parte superior del formulario. El trimestre elegido deberá coincidir con el que se muestre en el Anexo B (Formulario 941), y, si aplica a tu caso, en el Anexo R (Form 941).

Sigue estos consejos para reducir la posibilidad de problemas de procesamiento:

  • Al escribir en una computadora, de ser posible usa la fuente ‘Courier’ en tamaño 10pt.
  • No redondees los números.
  • Escribe los montos en dólares a la izquierda del punto decimal pre-impreso y los centavos a la derecha, aún si la cantidad es cero (.00).
  • Cualquier dato con valor de ‘cero’ (0) deberá ser dejado en blanco, excepto por las líneas 1, 2, y 12.
  • Introduce montos negativos usando el signo de menos (-) o paréntesis.
  • Incluye tu nombre y EIN en todas las páginas.
  • Introduce tu nombre, EIN, “Formulario 941”, así como el año y trimestre fiscal en todos los anexos.
  • Grapa todas los formularios y archivos adjuntos en la esquina superior izquierda.

Asegúrate de completar la información en todas las páginas y firmar el formulario (en la página 3). Si no lo haces podría demorar el procesamiento de tu declaración. Las instrucciones para llenar el Formulario 941 se encuentran en línea en IRS.gov.

Presentando tu Formulario 941

Una vez completado tu 941, puedes enviarlo electrónicamente o por correo postal.

En línea

Puedes llenar tu formulario en línea usando uno de los múltiples programas de software aprobados por el IRS o contratar a un profesional de impuestos para que lo envíe por ti. También debes usar el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS) para pagar de forma electrónica.

Envío por correo postal

Si decides completar tu declaración de forma impresa, la dirección de envío de los formularios dependerá de dónde vives y si planeas o no incluir un pago en tu envío.

Si vives en…Sin pago…Con pago…
Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Tennessee, Vermont, Virginia, West Virginia, WisconsinDepartment of the Treasury Internal Revenue Service Kansas City, MO 64999-0005Internal Revenue Service P.O. Box 806532 Cincinnati, OH 45280-6532
Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Texas, Utah, Washington, WyomingDepartment of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0005Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100
Si no tienes residencia legal o sede social en ningún estado.Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100
Dirección de presentación especial para organizaciones exentas; entidades gubernamentales federales, estatales o locales; y entidades gubernamentales tribales Indias, sin importar su ubicación.Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0005Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100
Fuente: Internal Revenue Service (IRS)

Preguntas frecuentes sobre el Formulario 941

¿Tengo que hacer depósitos fiscales?

Es posible que tengas que hacer depósitos fiscales por los impuestos federales retenidos, así como por los impuestos del empleador y empleado por el Seguro Social y Medicare. Si tus impuestos totales (tras ajustes y créditos no reembolsables) son menores a $2,500 para el presente o anterior trimestre, y no incurriste en una obligación de depósito de $100,000 para el día siguiente durante el presente trimestre, no es necesario que hagas depósitos fiscales.

Sin embargo, si tus impuestos totales exceden los $2,500, deberás realizar estos depósitos. Tu calendario de depósitos depende del total de tu deuda fiscal de acuerdo a lo que reportaste en el Formulario 941 durante el periodo de revisión de los 4 trimestres anteriores. El periodo de revisión es del 1 de Julio del segundo año natural anterior al 30 de Junio del año natural anterior.

  • Si tuviste $50,000 o menos en impuestos declarados durante el periodo de revisión, te tocará hacer depósitos mensuales.
  • Si reportaste más de $50,000 en impuestos durante el periodo de revisión, deberás hacer depósitos quincenales..

Los depositantes mensuales que acumulen $100,000 de deuda fiscal durante cualquier día del periodo de depósito serán traspasados al calendario quincenal a partir del día siguiente. Cuando esto ocurre, debes permanecer en el calendario quincenal por el resto del año natural y durante el próximo año natural.

¿Tengo que presentar un 941 incluso si no tengo impuestos que declarar?

Tras presentar tu primer Formulario 941, estás requerido a enviarlo trimestralmente, aún si no tienes impuestos que declarar. Sin embargo, hay algunas excepciones a esta regla:

  • Presentaste una declaración final (por cierre de tu empresa)
  • Eres un empleador que contrata por temporada y no has pagado ningún salario en el trimestre
  • Solo contratas a empleados domésticos
  • Solo tienes empleados agrícolas (mano de obra agrícola)

Si el IRS te envía un aviso para presentar el Formulario 944 de forma anual, no debes presentar el Formulario 941 trimestralmente, aún si así lo has hecho antes.

Actualmente me toca presentar el Formulario 944. ¿Puedo cambiarme al Formulario 941?

Si actualmente estás requerido a usar el Formulario 944, pero te gustaría cambiar a declaraciones trimestrales, deberás contactar al IRS. Para solicitar declarar con el Formulario 941, puedes llamar al 800-829-4933 entre el 1 de Enero y el 1 de Abril, o enviar una solicitud por escrito al IRS que sea matasellada entre el 1 de Enero y el 15 de Marzo. Si no recibes un aviso escrito de traspaso al Formulario 941, deberás seguir usando el Formulario 944.

¿Cuáles son los plazos para presentar el Formulario 941?

Debes presentar tu 941 a finales del mes siguiente al fin de trimestre.

El trimestre incluye…Final de fin de trimestreFecha de entrega para el Formulario 941
Enero, Febrero y Marzo31 de Marzo30 de Abril
Abril, Mayo y Junio30 de Junio31 de Julio
Julio, Agosto y Septiembre30 de Septiembre31 de Octubre
Octubre, Noviembre y Diciembre.31 de Diciembre31 de Enero
Fuente: Internal Revenue Service (IRS)

Sin embargo, si realizaste depósitos fiscales por el total de tus impuestos trimestrales a pagar, podrás presentar tu Formulario 941 a más tardar el día 10th del segundo mes siguiente al fin de trimestre.

¿Necesita ayuda?

Si requieres ayuda para completar el Formulario 941 o con otras declaraciones de impuestos comerciales, contacta a Tax Defense Network al 855-476-6920. ¡Ofrecemos preparación de impuestos comerciales que se ajustan a cualquier presupuesto!

Al enviar este formulario, acepto ser contactado por Tax Defense Network y / o MoneySolver, incluidas llamadas, mensajes de texto (pueden aplicarse tarifas de mensajes de texto) y / o correos electrónicos. El contacto puede ser mediante tecnología de marcación automática y puede incluir una voz pregrabada. Entiendo que mi consentimiento no es una condición u obligación para comprar productos o servicios.