¿Alguna vez se ha preguntado: "¿Cuánto tiempo debe conservar sus registros fiscales?" Si es como la mayoría de los contribuyentes, tiene una montaña de recibos de sueldo, cheques cancelados, recibos, formularios de impuestos y otra documentación que ocupa un espacio precioso en su hogar. Su primer instinto puede ser colocar estos artículos en una caja y guardarlos en el fondo de un armario oscuro. Sin embargo, no todos los registros fiscales deben conservarse a perpetuidad. Triturar la pila también es una opción, pero puede causarte algunos dolores de cabeza en el futuro si destruyes algo importante. Para ayudarle a evitar problemas futuros, hemos elaborado un cronograma sencillo sobre cuándo se pueden desechar esos viejos registros fiscales.
Pautas para el registro de impuestos
Saber qué registros de impuestos guardar y durante cuánto tiempo no solo liberará su casa del desorden, sino que también le proporcionará tranquilidad. Siga las siguientes pautas generales cuando conserve sus registros de impuestos:
Conserve estos registros de impuestos durante un año
Debe conservar sus boletas de pago hasta el final del año. Una vez que reciba su Formulario W-2 en enero, puede cotejarlo para asegurarse de que no falta nada. Si coincide, no dude en destruir sus boletas de pago del año anterior. Lo mismo aplica para el trabajo de un contratista independiente. Una vez que reciba su Formularios 1099, puede deshacerse de los recibos de pago semanales o mensuales.
Registros fiscales que utilizan la regla de los tres años
El IRS recomienda guardar todas las declaraciones de impuestos y la documentación relacionada durante tres años después de la fecha límite de declaración de impuestos. Esto se debe a que existe un plazo de prescripción de tres años para que revisen su declaración, en la mayoría de los casos. Si reclama ingresos, deducciones o créditos en su declaración, asegúrese de tener a mano los siguientes registros de impuestos:
- Formularios W-2
- Formularios 1099 (como 1099-DIV, 1099-INT, o 1099-MISC)
- Formulario 1098, Declaración de intereses hipotecarios (y otros formularios 1098)
- Registros de donaciones caritativas (recibos o cheques cancelados)
- Formularios de seguro médico (Formulario 1095-A, B o C) o declaración de su proveedor de seguros
- Recibos, facturas y comprobantes de venta
Si vende acciones, bonos u otras inversiones sujetas a impuestos, querrá conservar estos registros hasta tres años después de la venta. Aunque los corredores hipotecarios deben informar de la base de coste de las acciones compradas después de 2011 y de los fondos de inversión comprados después de 2012, sigue siendo una buena idea mantener sus propios registros de impuestos en caso de que cambie de corredores hipotecarios.
También querrá mantener los registros de las contribuciones de ROTH IRA durante tres años después de que se cierre la cuenta. Esto es para demostrar que usted ya pagó impuestos sobre las contribuciones y no debe ser gravado de nuevo cuando se retira el dinero.
Tenga en cuenta que hay ciertos casos en los que el plazo de prescripción del IRS supera los tres años. Por ejemplo, si no declara más del 25 por ciento de sus ingresos brutos, el IRS tiene seis años para evaluar cualquier impuesto adicional. La regla de los tres años se aplica, generalmente, a quienes declaran todos sus ingresos y no cometen fraude. No existe plazo de prescripción si presenta una declaración fraudulenta.
Conserve estos registros de impuestos durante cuatro años
Si mantiene registros de impuestos sobre el empleo, debe conservarlos, al menos, cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra más tarde.
Trabajo por cuenta propia y la regla de los seis años
¿Es usted un trabajador autónomo? Es posible que quiera conservar su Formulario 1099 durante, al menos, seis años en caso de que se haya olvidado incluir algunos de sus ingresos en una declaración de impuestos anterior. Si tiene ingresos procedentes de activos financieros en el extranjero, también debe conservar cualquier registro relacionado con ellos durante seis años. Después de ese período, el IRS no puede imponer ningún impuesto adicional.
Siete años de mala suerte
¿Prestó dinero a un familiar o hizo una mala elección de acciones? Si es así, querrá conservar los registros de estas transacciones durante, al menos, siete años. Ese es el tiempo que tendrá para reclamar una deducción por deudas incobrables o una pérdida de intereses sin valor en su declaración de impuestos.
Conserve estos registros de impuestos durante diez años
¿Ha pagado impuestos a un gobierno extranjero? Si es así, podría tener derecho a un crédito o a una deducción en su declaración de impuestos federales de Estados Unidos. Tendrá 10 años para enmendar su declaración si necesita corregir la cantidad de crédito que reclamó, o para cambiar de una deducción a un crédito tributario. Solo asegúrese de conservar todos los documentos relacionados con los impuestos extranjeros pagados durante, al menos, 10 años.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de propiedad?
Debe conservar todos los registros relacionados con propiedades hasta que expire el plazo de prescripción del año en que venda la propiedad. Son necesarios para ayudar a calcular la depreciación, la amortización o la reducción de activos. También necesitará los documentos para ayudar a calcular cualquier ganancia o pérdida.
Si cambió una propiedad por otra en un intercambio no gravable, debe conservar los registros de su antigua propiedad, así como de la nueva, hasta que expire el plazo de prescripción del año en que se deshaga (o venda) la nueva propiedad.
¿Qué ocurre si no conservo mis registros de impuestos?
En caso de que el IRS audite su declaración de impuestos, ciertos créditos y deducciones fiscales podrían ser denegados si no tiene los registros de impuestos disponibles para respaldar sus reclamos. Esto podría conducir a una reducción en su reembolso o, peor aún, un recibo de impuestos. Sin embargo, es posible enmendar parte o toda la documentación perdida.
Cómo proteger y guardar sus registros de impuestos
Incluso si utiliza un servicio profesional de impuestos, no confíe en ellos para mantener sus registros de impuestos. En última instancia, usted es responsable de sus declaraciones de impuestos y documentos relacionados. Si planea almacenar sus registros digitalmente, asegúrese de utilizar un servicio de almacenamiento en línea que encripte sus datos. Una vez que tenga una copia de seguridad digital, debe destruir la copia en papel, a menos que se trate de una escritura, título o documento de inversión original. Todas las copias en papel deben guardarse en una caja fuerte impermeable y a prueba de incendios, o en una caja de seguridad bancaria.
Si conserva copias digitales en la computadora de su casa, asegúrese de borrar todos los registros electrónicos antes de vender la computadora o deshacerse de ella. Esto garantizará que sus datos personales, como su número de seguro social, estén a salvo de delincuentes que puedan intentar robar su identidad.